SISTEM YANG SEDANG BERJALAN PADA SMP AL-AZHAR SYIFA BUDI CIBINONG

SISTEM PENDAFTARAN MURID BARU

DI SMP AL-AZHAR SYIFA BUDI CIBINONG

Sistem Yang Sedang Berjalan

            Sistem yang sedang berjalan bertujuan untuk mengetahui lebih jelas bagaimana cara kerja sistem tersebut dan masalah yang dihadapi sistem untuk dapat dijadikan landasan usulan  perancangan sistem yang sedang berjalan yang dilakukan berdasarkan urutan kejadian yang ada dan dari urutan kejadian tersebut dapat dibuat Diagram Flowchartnya.

Pada artikel kali ini akan dijelaskan mengenai sistem pendaftaran di SMP AL-AZHAR SYIFA BUDI CIBINONG yang sedang berjalan. Sistem Pendaftaran di sekolah ini ternyata masih menggunakan sistem yang manual (belum Online). 

Struktur Kepanitiaan

pembentukan struktur kepanitiaan yang meliputi ketua panitia, sekertaris, bendahara dan seksi-seksinya.

            Adapun struktur kepanitiaan pendaftaran peserta didik baru (PPDB) di SMP AL-AZHAR SYIFA BUDI CIBINONG sebagai berikut:

Ketua             : Ikhwan Mudhofir

Sekretaris      : Debby Novita Herman

Bendahara    : Suci Lasmariana

Pendaftaran  : 1. Rudi Wijianarko

                          2. Dessy Suprihatin

Seksi Tester  : 1. Rudi Jabrika

                          2. Munir Nurlela

                          3. Azizah

                          4. Agustriono

Promoter        : 1. Nafis Kurtubi

                          2. Hilman Mudisin

                          3. Andit Purba Kusmara

Seksi Konsumsi : Dessy Hanamariah

Publikasi & Komunikasi : Abdul Malik

Jabatan dan tanggungjawab masing-masing jabatan dapat dijabarkan dalam tabel di bawah ini :

Jabatan	Tanggungjawab
Ketua	bertanggung jawab secara keseluruhan proses sistem pendaftaran ini berjalan, mengkoordinir semua kegiatan PPDB, memonitor pelaksanaan kegiatan PPDB dan membuat dan melaksanakan aturan teknis kegiatan PPDB untuk tahun ajaran 2017/2018.
Sekretaris & bendahara	bertanggung jawab menyiapkan segala administrasi yang menyangkut kegiatan PPDB, menerima hasil pendaftaran dari koordinator pendaftaran pusat dan wilayah, dan menyiapkan lokal dan administrasi pelaksanaan tes masuk calon siswa baru.
Pendaftaran	bertanggung jawab untuk menjelaskan apa saja yang dibutuhkan untuk memenuhi persyaratan sebagai siswa baru, mencatat calon siswa baru pada buku pendaftaran, mengecek kelengkapan administratif calon siswa baru yang mendaftar sesuai dengan ketentuan sekolah, mendaftar ulang bagi calon siswa baru yang dinyatakan lulus tes dan diterima sebagai siswa baru dengan memperhatikan ketentuan yang ada, dan melaporkan hasil pelayanan formulir kepada ketua.
Seksi Tester	bertanggung jawab dalam melakukan pengetesan terhadap pendaftar baik dari segi akademik, iq maupun agama untuk mengetahui sejauh mana pengetahuan yang dimiliki si pendaftar.
Promoter	bertanggung jawab unutk merekomendasikan sekolah tersebut kepada siswa baru yang ingin mencari sekolah.
Seksi Konsumsi	bertanggung jawab untuk menyediakan konsumsi panitia, menyediakan konsumsi pengawas, menyediakan konsumsi undangan atau pihak lain yang diperlukan, dan kerja sama dengan bidang lain.
Publikasi & Komunikasi	Bertanggung jawab untuk mempublikasikan informasi tentang sekolah tersebut.

           

Prosedur Yang Sedang Berjalan

Prosedur merupakan kegiatan kerja yang terjadi pada sistem yang sedang berjalan. Adapun hasil dari kegiatan berupa gambaran nyata dari urutan kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh unit-unit organisasi khususnya dalam kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan pengolahan data. 

Adapun prosedur pada sistem pendaftaran yang sedang berjalan di SMP AL-AZHAR SYIFA BUDI CIBINONG sebagai berikut:

1  Calon siswa datang ke panitia pendaftaran meminta informasi tentang sekolah SMP AL-AZHAR SYIFA BUDI CIBINONG dan menanyakan apa saja persyaratan yang harus dipenuhi untuk mendaftar sebagai siswa baru, kemudian calon siswa diarahkan ke bagian tata usaha sekolah untuk melakukan pendaftaran.

2 Bagian tata usaha melayani pendaftaran, dan calon siswa membayar sebesar Rp 400.000,- untuk membeli formulir pendaftaran. Setelah pembayaran selesai, tata usaha memberikan formulir pendaftaran kosong dan biodata diri kepada calon siswa baru untuk di isi dan dilengkapi persyaratannya. Persyaratan yang perlu dilengkapi diantaranya:

1  Calon siswa mengisi formulir pendaftaran kosong. Adapun data formulir yang perlu diisi sebagai berikut:

1.    Calon siswa melakukan pendaftaran ulang lalu menyerahan persyaratan dan formulir pendaftaran yang telah diisi kepada bagian tata usaha.

2.    Bagian tata usaha mengecek kelengkapan persyaratan dan formulir pendaftaran.

3.    Jika persyaratan lengkap bagian tata usaha akan mencatat daftar calon siswa baru dan NIS, jika tidak lengkap formulir dan persyaratan diserahkan kembali ke calon siswa.

4.    Formulir persyaratan yang telah di acc diarsipkan.

5.    Bagian tata usaha membuat daftar siswa baru dan NIS sebanyak dua rangkap, yang pertama diserahkan kepada kepala sekolah yang kedua di arsipkan

Prosedur pendaftaran siswa baru SMP AL-AZHAR SYIFA BUDI CIBINONG dapat digambarkan dalam bentuk Flowchart di bawah ini :

Arsip Penyimpanan Data Murid Baru TA 2017/2018

Gambar diatas adalah data pendaftar gelombang 1 yang diambil melalui pengisian formulir oleh calon murid baru.

Gambar diatas adalah absensi tes akademik, tes psikotes dan pengambilan hasil calon murid baru.

Gambar diatas adalah data calon murid baru yang sudah mengikuti tes akademik dan tes psikotes beserta keterangan hasil tes, apakah murid tersebut lulus atau tidak.

Gambar diatas adalah data nama calon murid baru yang lulus tes dan sudah melengkapi administrasi.

Analisis Sistem Pendaftaran

            Masalah-masalah yang dihadapi pada pemprosesan sistem ini diantaranya adalah data hilang secara tiba-tiba dan kerumitan dalam memasukkan data-data siswa yang sudah terpilih karena semuanya dilakukan secara manual sebelum dijadikan arsip sekolah.

            Adapun solusi yang kami berikan dari permasalahan – permasalahan diatas yaitu dengan menggunakan Sistem Pendaftaran Secara Online. Adapun alasan untuk menggunakan sistem online pada pendafataran ini yaitu pengumpulan data menjadi lebih mudah, pelayanan yang didapat juga menjadi lebih cepat, lebih efektif dan efisien dari segi waktu maupun biaya karna bisa dijangkau oleh para pendaftar yang rumahnya jauh dari sekolah tersebut, dan penyeleksian dilakukan secara terbuka, jujur, dan adil.

           

Sistem Pendaftaran Secara Online

          Dengan adanya permasalahan diatas, kami mencoba membuat gambaran mengenai interface website pada sistem pendaftaran secara online. Kami membuat 4 Page Interface yang terdiri dari; Home page, Profile page, Pendaftaran page, dan Sitemap page.

Ini adalah Home Page yang akan muncul ketika kita membuka website pertama kali

Pada Home page, kita dapat melihat ada logo sekolah, judul website, dan alamat sekolah, dan beberapa galeri foto sekolah. Dan pada kanan atas web, terdapat 3 pilihan yang dapat dipilih untuk terbuka ke page lain, yaitu Profile, Pendaftaran dan Sitemap. Dan di halaman pertama ini terdapat kolom untuk melihat hasil seleksi dari calon siswa yang sudah melakukan tes.

Saat membuka Profile page akan terlihat interface dibawah ini

Di page ini akan ada profil singkat dari SMP Al – Azhar Syifa Budi Cibinong.

Saat mengklik Pendaftaran page akan terlihat interface dibawah ini

Disini akan diminta mengisi biodata dari calon siswa, maka anda tidak harus datang ke sekolah untuk mengisi formulir. Dan saat anda mengklik tombol INPUT, semua data akan otomatis masuk ke dalam database sekolah untuk di cek panitia PPDB.